Surat resmi kampus adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan di lingkungan kampus. Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan administrasi, pemberitahuan, atau pemberian informasi resmi lainnya di lingkungan kampus. Oleh karena itu, penting bagi mahasiswa dan staf kampus untuk mengetahui cara menulis surat resmi kampus dengan benar agar pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas dan tepat.
Berikut adalah contoh dan panduan penulisan surat resmi kampus yang benar:
1. Header surat
Surat resmi kampus biasanya dimulai dengan header yang berisi informasi mengenai pengirim surat (nama, jabatan, dan alamat kampus) serta penerima surat (nama dan jabatan penerima). Header ini biasanya diletakkan di bagian paling atas surat.
Contoh:
[Alamat Kampus Anda]
[Alamat Penerima Surat]
[Tanggal Penulisan Surat]
2. Pembukaan surat
Setelah header, surat resmi kampus biasanya dimulai dengan salam pembuka yang sopan seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth. [Nama Penerima Surat]”. Salam pembuka ini menunjukkan kesopanan penulis surat terhadap penerima surat.
Contoh:
Dengan hormat,
3. Isi surat
Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan padat. Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau tidak jelas. Pastikan informasi yang disampaikan dalam surat relevan dan sesuai dengan keperluan surat.
Contoh:
Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa acara seminar nasional yang dijadwalkan pada tanggal 20 Agustus 2021 akan ditunda hingga waktu yang belum ditentukan. Hal ini dikarenakan adanya perubahan jadwal yang tidak terduga. Kami akan memberitahukan informasi lebih lanjut segera setelah jadwal baru telah ditentukan.
4. Penutup surat
Setelah isi surat, sebaiknya ditutup dengan kalimat penutup yang sopan seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.” atau “Hormat kami, [Nama Pengirim Surat]”.
Contoh:
Demikian surat ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Dengan mengikuti contoh dan panduan penulisan surat resmi kampus yang benar di atas, diharapkan pesan yang disampaikan dalam surat dapat dipahami dengan jelas dan tepat oleh penerima surat. Selain itu, penggunaan bahasa yang sopan dan formal juga dapat meningkatkan kesan profesionalitas dan keseriusan dari pengirim surat.
Referensi:
1.
2.
